Ban Quản trị cơ sở tự viện là tổ chức tôn giáo trực thuộc cấp cơ sở của GHPGVN, có tư cách pháp nhân phi thương mại chịu sự quản lý và lãnh đạo thống nhất của Giáo hội cấp trên theo Hiến chương và Quy chế của Giáo hội. Ban Quản trị cơ sở tự viện (gọi tắt là Ban Quản trị) là cơ quan hành chính, điều hành, quản lý trực tiếp mọi mặt hoạt động Phật sự tại cơ sở tự viện. Ban Quản trị có nguyên tắc hoạt động là “Phụng hành Giáo pháp, Giới luật; tuân thủ Hiến chương của Giáo hội và pháp luật Nhà nước. Hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quyết định theo đa số”.

Cơ sở tự viện gồm: chùa, tổ đình, tịnh xá, thiền viện, tu viện, tịnh viện, tịnh thất, niệm Phật đường là cơ sở tôn giáo thuộc GHPGVN dưới sự quản lý của các cấp Giáo hội. Việc quản lý cơ sở tự viện, phân cấp quản lý cơ sở tự viện, các quyền và nghĩa vụ của cơ sở tự viện được thực hiện theo quy định tại các điều khoản trong Chương V, Quy chế Ban Tăng sự Trung ương GHPGVN nhiệm kỳ IX (2022-2027).

Về cơ cấu tổ chức của Ban Quản trị, thành viên Ban Quản trị do Ban Thường trực Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh ký quyết định chuẩn y sau khi thống nhất với Thường trực Ban Trị sự cấp huyện. Ban Quản trị gồm các chức danh sau: Trưởng ban; Phó Trưởng ban; thư ký; thủ quỹ; kiểm soát; các thành viên. Đối với các cơ sở tự viện là đại già lam, danh thắng, di tích quốc gia đặc biệt, tổ đình của các sơn môn, hệ phái và đang là trụ sở của Giáo hội các cấp, các chùa Nam tông Khmer thì áp dụng theo Điều 57, 58 Quy chế Ban Tăng sự Trung ương GHPGVN nhiệm kỳ IX (2022-2027) hoặc trụ trì giới thiệu và đề xuất số lượng phù hợp. Đối với Ban Quản trị có 03 thành viên, các chức danh gồm: Trưởng ban; thư ký kiêm phụ trách thủ quỹ; kiểm soát. Đối với Ban Quản trị có 05 thành viên, các chức danh gồm: Trưởng ban; Phó Trưởng ban; Thư ký; Thủ quỹ; Kiểm soát. Đối với Ban Quản trị có từ 06-09 thành viên và các trường hợp nhiều hơn khi được phép gồm đầy đủ các chức danh được quy định.

Về nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản trị: 1) Thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật Nhà nước về tôn giáo tại cơ sở tự viện. 2) Tổ chức thực hiện chủ trương, đường hướng, chương trình hoạt động Phật sự tại tự viện theo sự hướng dẫn của Hội đồng Trị sự GHPGVN và Ban Trị sự GHPGVN cấp trên. 3) Xây dựng chương trình hoạt động hằng năm của tự viện theo nghị quyết, chương trình hoạt động của Đại hội đại biểu GHPGVN các cấp đề ra. 4) Tổ chức triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình hoạt động Phật sự toàn nhiệm kỳ, chương trình hoạt động Phật sự hằng năm, chương trình chuyên biệt và những sự kiện trọng đại tại tự viện. 5) Quản lý và sử dụng con dấu Ban Quản trị cơ sở tự viện. 6) Mở tài khoản tự viện tại ngân hàng; lập hệ thống sổ sách quản lý thu chi tiền công đức, tài trợ cho tự viện. 7) Kiểm tra, hướng dẫn, quản lý, điều hành các mặt công tác Phật sự của các thành viên tại tự viện. Đối với những vấn đề không xử lý được, Ban Quản trị cơ sở tự viện đệ trình lên Ban Trị sự cấp huyện hướng dẫn giải quyết. 8) Quản lý sinh hoạt các đạo tràng, câu lạc bộ phật tử tại cơ sở tự viện. Báo cáo Ban Trị sự cấp huyện nơi đạo tràng, câu lạc bộ phật tử sinh hoạt. Trường hợp pháp luật quy định thì Ban Quản trị có trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký hoặc đề nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận hoạt động của đạo tràng câu lạc bộ phật tử tại tự viện.

Ngoài ra, Ban Quản trị còn có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác được quy định tại Quy chế hoạt động của Ban Quản trị cơ sở tự viện; có các quyền và nghĩa vụ khác của tổ chức tôn giáo trực thuộc theo quy định của pháp luật Nhà nước và của Giáo hội.

Về hoạt động của Ban Quản trị: thông qua các kỳ họp định kỳ (tháng, quý, năm) do Trưởng ban Ban Quản trị triệu tập và chủ tọa; theo nguyên tắc dân chủ, thảo luận, bàn bạc, thống nhất theo nguyên tắc quá bán để cùng nhau xây dựng đoàn kết theo tinh thần lục hòa của đạo Phật. Trường hợp Ban Quản trị có từ 03-05 thành viên hoặc nhiều hơn, nếu các thành viên có những ý kiến khác nhau không thể thống nhất thì quyết định cuối cùng thuộc về Trưởng ban Ban Quản trị và tất cả các thành viên phải thực hiện theo quyết định cuối cùng của Trưởng ban Ban Quản trị.

Nội dung kỳ họp đánh giá công tác tổ chức, triển khai các hoạt động Phật sự đã thực hiện tại cơ sở tự viện; xem xét, thảo luận, quyết định công việc Phật sự tại cơ sở tự viện trong thời gian sắp tới. Các phiên họp phải được Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban chủ trì theo ủy quyền. Khi có Phật sự quan trọng cần được giải quyết kịp thời, Trưởng ban Ban Quản trị có quyền triệu tập phiên họp để cùng nhau giải quyết các công việc phát sinh.

Đối với chức danh Trưởng ban Ban Quản trị quy định tăng ni trụ trì cơ sở tự viện là Trưởng ban Ban Quản trị; là người đứng đầu tổ chức tôn giáo cấp cơ sở của GHPGVN; đại diện Ban Quản trị về tư cách pháp lý và chịu trách nhiệm trước Giáo hội và pháp luật Nhà nước về mặt pháp lý trong các mối quan hệ của cơ sở tự viện.

Trưởng ban Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước Giáo hội trong việc quản lý, điều hành, trực tiếp chỉ đạo, tổ chức, triển khai các hoạt động Phật sự của cơ sở tự viện tuân thủ Hiến chương, Quy chế của Giáo hội Phật giáo Việt Nam; giữ quyền phát ngôn của cơ sở tự viện; chịu trách nhiệm trước Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh và cấp huyện về mọi hoạt động Phật sự tại cơ sở tự viện; có quyền ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Quản trị cơ sở tự viện, không được trái với pháp luật Nhà nước, với Quy chế này và Hiến chương GHPGVN hiện hành; quản lý và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu Ban Quản trị cơ sở tự viện; đứng tên chủ tài khoản của cơ sở tự viện mở tại ngân hàng.

Khi Trưởng ban Ban Quản trị cơ sở tự viện có duyên sự đặc biệt phải vắng mặt, sẽ ủy quyền bằng văn bản cho Phó Trưởng ban hoặc người được ủy quyền điều hành các hoạt động Phật sự của cơ sở tự viện. Trong trường hợp Trưởng ban Ban Quản trị cơ sở tự viện viên tịch, hoặc bị bãi nhiệm, miễn nhiệm thì Ban Thường trực Ban Trị sự tỉnh, thành phố tiến hành bổ nhiệm trụ trì và Ban Quản trị tự viện theo quy định của Quy chế Ban Tăng sự Trung ương GHPGVN nhiệm kỳ 2022-2027. Trong các trường hợp đặc biệt ngoại lệ, Ban Thường trực Hội đồng Trị sự quyết định theo đề nghị của Ban Trị sự tỉnh, thành phố.

Cơ sở tự viện phải bổ nhiệm trụ trì theo Hiến chương GHPGVN và Quy chế Ban Tăng sự Trung ương GHPGVN nhiệm kỳ IX (2022-2027). Trụ trì có trách nhiệm thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện; tăng ni được bổ nhiệm tham gia Ban Quản trị phải có uy tín, năng lực làm việc, có đạo hạnh tốt, có công đức đối với đạo pháp và dân tộc. Đối với trường hợp các cơ sở tự viện chưa bổ nhiệm trụ trì, hoặc không có tăng ni quản lý tự viện thì áp dụng theo khoản 21 điều 5, Chương II Quy chế hoạt động Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh, thành phố về việc phân công, luân chuyển, bổ sung nhân sự tăng ni làm Trưởng ban Ban Quản trị.

Đối với chức danh Phó Trưởng ban Ban Quản trị quy định là tăng ni; là người thay mặt Trưởng ban giải quyết các công việc Phật sự thường xuyên tại cơ sở tự viện theo sự phân công của Ban Quản trị hoặc theo ủy quyền của Trưởng ban.

Đối với chức danh thư ký quy định có thể là tăng ni hoặc cư sỹ phật tử; thực hiện các công việc của Văn phòng Ban Quản trị; thực hiệc công tác quản trị cơ sở tự viện, quản trị tài sản, và quản lý sổ sách kế toán thu chi của cơ sở tự viện và các công việc khác được Trưởng ban phân công.

Đối với chức danh thủ quỹ quy định có thể là tăng ni hoặc cư sỹ phật tử, phụ trách quỹ, quản lý nguồn thu chi của cơ sở tự viện.

Đối với chức danh kiểm soát quy định có thể là tăng ni hoặc cư sỹ phật tử, chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động của Ban Quản trị theo đúng Hiến chương, các Quy chế của GHPGVN và pháp luật Nhà nước.

Đối với các thành viên Ban Quản trị có thể là tăng ni hoặc cư sỹ phật tử, thực hiện nhiệm vụ được Ban Quản trị hoặc Trưởng ban, Phó Trưởng ban phân công.

Đối với các trường hợp bị bãi nhiệm, từ nhiệm, thu hồi quyết định chuẩn y, bổ nhiệm, giải thể hoặc khuyết các chức danh Ban Quản trị. 1) Trường hợp Trưởng ban Ban Quản trị bị bãi nhiệm, bị thu hồi quyết định bổ nhiệm trụ trì, bị viên tịch hay từ nhiệm thì Ban Quản trị bị giải thể và nhân sự Ban Quản trị mới do Ban Thường trực Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh quyết định sau khi bổ nhiệm trụ trì mới theo đề nghị của Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện. 2) Các chức danh khác của Ban Quản trị bị bãi nhiệm, viên tịch hay từ nhiệm thì Trưởng ban Ban Quản trị có trách nhiệm đề cử nhân sự thay thế báo cáo và trình Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện và Ban Thường trực Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh ra quyết định chuẩn y.

Về khen thưởng - kỷ luật: Ban Thường trực Ban Trị sự cấp tỉnh là cơ quan quyết định khen thưởng - kỷ luật đối với Ban Quản trị và các thành viên Ban Quản trị theo Hiến chương, Quy chế của GHPGVN.

Về tài sản: Ban Quản trị có quyền sở hữu tài sản theo quy định của pháp luật và Hiến chương của Giáo hội. Tài sản hợp pháp do tổ chức, cư sỹ, tín đồ phật tử, cá nhân trong nước và nước ngoài tự nguyện tặng cho, công đức, cúng dàng, quyên góp cho cơ sở tự viện và Ban Quản trị là tài sản của Ban Quản trị và được Ban Quản trị quản lý, sử dụng, định đoạt đúng mục đích theo quy định của pháp luật, phù hợp với giáo lý và Hiến chương GHPGVN. Ban Quản trị được tạo lập tài sản hợp pháp theo quy định của pháp luật, phù hợp với giáo lý và Hiến chương GHPGVN. Ban Quản trị có nghĩa vụ đóng góp tài sản cho hoạt động chung của Giáo hội theo quy định của Giáo hội là Hội đồng Trị sự.

Về tài chính: Ban Quản trị phải mở tài khoản tại ngân hàng để quản lý tài chính của cơ sở tự viện. Thư ký và Thủ quỹ Ban Quản trị chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính hằng năm của Ban Quản trị. Báo cáo tài chính thu chi của Ban Quản trị phải thực hiện theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của Nhà nước. Yêu cầu đảm bảo sự minh bạch và đúng với quy định của Giáo hội.

Về trách nhiệm liên hệ: Ban Quản trị có trách nhiệm liên lạc với Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện và chính quyền cùng cấp; trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của cơ sở tự viện, sinh hoạt của tăng ni theo quy định của các cấp Giáo hội. Tất cả văn bản ký phát hành liên hệ với các ngành chức năng của huyện và của tỉnh đều phải xin ý kiến của Ban Thường trực Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện.

Về hội họp: Ban Quản trị tổ chức kỳ họp hằng tháng, quý hoặc 06 tháng một lần và Hội nghị tổng kết cuối năm để kiểm điểm công tác, hoạch định chương trình hoạt động của Ban Quản trị theo từng quý và cả năm.

Về nhiệm kỳ của Ban Quản trị: là 05 năm được tính từ năm bổ nhiệm, tương ứng với nhiệm kỳ Đại hội đại biểu Phật giáo Việt Nam cấp huyện. Ban Quản trị cơ sở tự viện không tiến hành Đại hội. Sau khi kết thúc nhiệm kỳ, trụ trì đồng thời là Trưởng ban Quản trị được quyền giới thiệu, đề xuất, bổ sung nhân sự Ban Quản trị theo nhu cầu thực tế của cơ sở tự viện.

Cùng ngày, Hòa thượng Thích Thiện Nhơn, Chủ tịch Hội đồng Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam cũng đã ký ban hành Thông tư Hướng dẫn thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện nhiệm kỳ 2022-2027 gửi Ban Trị sự GHPGVN các tỉnh, thành phố, áp dụng cho cơ sở tự viện gồm: chùa, tổ đình, tịnh xá, thiền viện, tu viện, tịnh viện, tịnh thất, niệm Phật đường là cơ sở tôn giáo thuộc GHPGVN dưới sự quản lý của các cấp Giáo hội đã bổ nhiệm trụ trì.

Thông tư nêu rõ tất cả các cơ sở tự viện đều phải bổ nhiệm trụ trì theo quy định của Hiến chương GHPGVN. Trụ trì đảm nhiệm vai trò Trưởng ban Ban Quản trị cơ sở tự viện và trụ trì đứng ra thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện. Trụ trì có quyền lựa chọn, giới thiệu, đề xuất thành phần nhân sự Ban Quản trị trình với Ban Trị sự GHPGVN cấp huyện và chính quyền địa phương cấp xã.

Ban Quản trị cơ sở tự viện có các thành phần: tăng ni, cư sỹ, phật tử do trụ trì lựa chọn và giới thiệu gồm các chức danh: Trưởng ban; Phó Trưởng ban; thư ký; thủ quỹ; kiểm soát; các thành viên. Số lượng Ban Quản trị có từ 03-05 thành viên. Đối với Ban Quản trị có 03 thành viên, các chức danh gồm: Trưởng ban; thư ký kiêm phụ trách thủ quỹ; kiểm soát. Đối với Ban Quản trị có 05 thành viên, các chức danh gồm: Trưởng ban; Phó Trưởng ban; thư ký; thủ quỹ; kiểm soát. Đối với các cơ sở tự viện là đại già lam, danh thắng, di tích quốc gia đặc biệt, tổ đình của các sơn môn, hệ phái và đang là trụ sở của Giáo hội các cấp, các chùa Nam tông Khmer thì số lượng thành viên Ban Quản trị có thể đến 09 thành viên; hoặc trong trường hợp đặc biệt phải quy định nhiều hơn để đáp ứng yêu cầu thực tế thì cũng không được quá 15 thành viên. Trong thời hạn không quá 30 ngày sau khi có quyết định thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện, Trưởng ban Ban Quản trị có trách nhiệm liên hệ với Ban Trị sự GHPGCN cấp tỉnh, thành phố và các cơ quan hữu quan tiến hành đổi, cấp con dấu Ban Quản trị theo quy định của pháp luật, mở tài khoản của Ban Quản trị tại ngân hàng.

Nhiệm vụ của Ban Trị sự cấp huyện: lập danh sách cơ sở tự viện đã bổ nhiệm trụ trì trình Ban Trị sự cấp tỉnh tiến hành bổ nhiệm Ban Quản trị cho các cơ sở tự viện trên địa bàn. Hồ sơ tờ trình gồm: danh sách cơ sở tự viện đã bổ nhiệm trụ trì; danh sách dự kiến thành viên bổ nhiệm Ban Quản trị do trụ trì giới thiệu, đề cử. Đối với Trưởng ban Ban Quản trị hồ sơ gồm: bản sao quyết định bổ nhiệm trụ trì hoặc bản sao quyết định phân công, luân chuyển, bổ sung nhân sự của Ban Trị sự GHPGVN cấp tỉnh, thành phố; bản sao giấy chứng nhận tăng ni và chứng điệp thụ giới. Đối với các thành viên khác, hồ sơ gồm: bản sao giấy chứng nhận tăng ni và chứng điệp thụ giới đối với tăng ni; sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương và bản sao căn cước công dân đối với cư sỹ, phật tử. Lập danh sách cơ sở tự viện chưa được bổ nhiệm trụ trì, hoặc không có tăng ni quản lý tự viện và tiến hành phân công, luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự tăng ni kiêm nhiệm trụ trì và làm Trưởng ban Ban Quản trị đệ trình Ban Trị sự cấp tỉnh phê chuẩn.

Ban Trị sự cấp tỉnh có nhiệm vụ quyết định thành lập Ban Quản trị cho các cơ sở tự viện do Ban Trị sự huyện đệ trình; lập danh sách Ban Quản trị của các cơ sở tự viện đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về tôn giáo (Sở Nội vụ) trình với UBND tỉnh chấp thuận bằng văn bản; chuyển danh sách Ban Quản trị đã có quyết định thành lập và đã được UBND tỉnh chấp thuận tới cơ quan Công an đề nghị cấp con dấu Ban Quản trị; hướng dẫn thủ tục và tổ chức đăng ký, xin cấp mẫu con dấu cho Ban Quản trị cơ sở tự viện theo quy định.

Việc cấp con dấu Ban Quản trị cơ sở tự viện: mẫu con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều 46 Thông tư số 44/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ Công an quy định về mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước. Đối với con dấu của các cơ sở tự viện đã được đăng ký trước đây không đáp ứng quy định tại Điều 50 Hiến chương GHPGVN sửa đổi lần thứ VII; hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 7 Điều 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP thì Ban Trị sự tỉnh phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu trước đây thu hồi con dấu theo quy định khi được cấp con dấu Ban Quản trị cơ sở tự viện.

Thông tư cũng hưỡng dẫn đối với các cơ sở tự viện đã bổ nhiệm trụ trì trước khi Hiến chương GHPGVN sửa đổi lần thứ VII có hiệu lực (01/01/2023) thì tiến hành thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện; đối với các cơ sở tự viện chưa bổ nhiệm trụ trì sau khi Hiến chương GHPGVN sửa đổi lần thứ VII có hiệu lực (01/1/2023) thì phải bổ nhiệm trụ trì cho các cơ sở tự viện sau đó mới thành lập Ban Quản trị. Việc tiến hành thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện dựa vào nhu cầu thực tế của các cơ sở tự viện, đảm bảo các yêu cầu, điều kiện cho phép khi thành lập theo Quy định của Hiến chương GHPGVN sửa đổi lần thứ VII. Không quy định bắt buộc tất cả các cơ sở tự viện phải thành lập Ban Quản trị. Đối với cơ sở tự viện có Ban trụ trì, Ban hộ tự đang hoạt động thì cơ cấu các thành viên Ban trụ trì, Ban hộ tự tham gia Ban Quản trị và tiến hành giải thể Ban trụ trì, Ban hộ tự. Đối với các chùa tại các vùng hải đảo, biên giới giao cho Ban Trị sự GHPGVN tỉnh, thành phố thành lập Ban Quản trị theo thực tế tại địa phương.

Thông tư 759/TT-HĐTS Hướng dẫn thành lập Ban Quản trị cơ sở tự viện nhiệm kỳ 2022-2027 có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và chỉ có Hội đồng Trị sự GHPGVN mới được quyền sửa đổi, nếu xét thấy cần thiết trong quá trình thực hiện.

Nguyễn Xuân